Algemene voorwaarden

In deze voorwaarden betekenen de volgende begrippen het volgende:

• EventPilot: Mediaplatforms B.V., handelend onder de naam EventPilot, gevestigd aan de Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82415889.
• Organisator: de onderneming, stichting, vereniging of andere rechtspersoon die een account bij EventPilot aanmaakt om een of meer evenementen te organiseren of tickets te verkopen.
• Platform: de diensten van EventPilot, waaronder de webapplicatie op app.eventpilot.nl, de verkooppagina’s, de ScanPilot-app, de scanner in de browser, de API, de WordPress-plugin en de SDK’s voor React en PHP.
• Bezoeker: iedere persoon die via het Platform een ticket of aanvulling koopt, op een gastenlijst staat of zich inschrijft voor een onderdeel van een evenement.
• Ticket: een bewijs van toegang tot een evenement, met een unieke code, dat via het Platform wordt verkocht of uitgegeven.
• Aanvulling: een product of dienst die naast een ticket wordt verkocht, zoals munten, merchandise of een workshop.
• Module: een uitbreiding van het Platform die de Organisator afzonderlijk aanzet, zoals Workshops en Remarketing.
• Stripe: Stripe Payments Europe Limited en de aan haar gelieerde ondernemingen, die de betalingen verwerken.
• Stripe-account: het account bij Stripe dat via EventPilot voor de Organisator wordt aangemaakt en waarop de betalingen van Bezoekers binnenkomen.
• Terugboeking: elke betaling die achteraf geheel of gedeeltelijk wordt teruggedraaid of betwist, waaronder een chargeback, een betwiste betaling (dispute), een stornering of een andere terugvordering door een bank, kaartuitgever of betaaldienst.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van het Platform door een Organisator en op iedere overeenkomst tussen EventPilot en een Organisator.

Het Platform is uitsluitend bedoeld voor Organisatoren die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf, of als rechtspersoon. Door een account aan te maken verklaart de Organisator dat dit voor hem geldt. Het Platform is niet bedoeld voor consumenten.

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Organisator deze voorwaarden in de app accepteert. Zonder die acceptatie kan het Platform niet worden gebruikt. Bij een nieuwe versie van deze voorwaarden vraagt EventPilot opnieuw om akkoord.

Algemene voorwaarden van de Organisator zijn niet van toepassing. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als EventPilot ze schriftelijk of per e-mail heeft bevestigd.

Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. De betreffende bepaling wordt dan vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling ligt.

Met het Platform kan de Organisator evenementen aanmaken, tickets en aanvullingen verkopen, gastenlijsten beheren, tickets scannen bij de ingang, bestellingen en statistieken inzien en, afhankelijk van de Modules die aan staan, workshops beheren of e-mailcampagnes versturen. Welke functies er precies zijn, staat in het dashboard en op eventpilot.nl.

EventPilot spant zich in om het Platform zorgvuldig, veilig en zonder onderbrekingen beschikbaar te houden, maar garandeert niet dat het altijd en foutloos werkt. EventPilot mag het Platform tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, en doet dat zoveel mogelijk buiten de verkoop- en evenementmomenten.

EventPilot mag het Platform verbeteren en functies wijzigen, toevoegen of beëindigen. Verdwijnt een functie waar de Organisator aantoonbaar op rekent voor een lopend evenement, dan meldt EventPilot dat vooraf.

Het Platform maakt gebruik van diensten van derden, zoals Stripe voor betalingen, hosting binnen de Europese Unie en een dienst voor het verzenden van e-mail. EventPilot staat niet in voor de beschikbaarheid van die diensten.

Scannen bij de ingang werkt het betrouwbaarst met een internetverbinding. De Organisator zorgt voor voldoende verbinding en apparatuur bij de ingang en voor een terugvaloptie, zoals het handmatig opzoeken van bestellingen.

De Organisator geeft bij het aanmaken van zijn account en daarna juiste en volledige gegevens op, waaronder bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en, waar van toepassing, btw-nummer, en houdt die actueel.

De Organisator houdt inloggegevens en API-sleutels geheim. Hij is verantwoordelijk voor alles wat via zijn account en zijn API-sleutels gebeurt. Vermoedt hij misbruik, dan meldt hij dat direct aan EventPilot en vervangt hij de betreffende sleutel.

De Organisator kan teamleden uitnodigen met de rol beheerder, medewerker of scanner. Hij bepaalt zelf wie welke rol krijgt en is verantwoordelijk voor het handelen van zijn teamleden alsof het zijn eigen handelen is.

EventPilot levert de techniek waarmee de Organisator verkoopt. De Organisator is de verkoper van de tickets en aanvullingen en de organisator van het evenement. De koopovereenkomst komt tot stand tussen de Organisator en de Bezoeker; EventPilot is daarbij geen partij.

De Organisator is als enige verantwoordelijk voor:

• het evenement zelf, de uitvoering daarvan en de veiligheid van Bezoekers;
• de juistheid van alle informatie die hij op het Platform plaatst, zoals omschrijvingen, prijzen, datums, locaties en voorwaarden;
• het informeren van Bezoekers over zijn eigen voorwaarden, zijn huisregels en de wettelijk verplichte informatie, waaronder de identiteit van de verkoper en het ontbreken van een herroepingsrecht voor tickets op een vaste datum;
• de benodigde vergunningen en het naleven van de wet- en regelgeving die voor zijn evenement en zijn verkoop gelden, waaronder belastingen;
• annulering, verplaatsing of wijziging van het evenement en de terugbetalingen die daaruit volgen;
• de afhandeling van vragen en klachten van Bezoekers over het evenement en de verkoop.

De Organisator vrijwaart EventPilot voor aanspraken van Bezoekers en andere derden die verband houden met zijn evenement, zijn verkoop of de informatie die hij op het Platform plaatst.

Om tickets en aanvullingen te kunnen verkopen, laat de Organisator via EventPilot een Stripe-account aanmaken en doorloopt hij de verificatie van Stripe, waaronder de controle van zijn identiteit en bankrekening. Op dat account zijn naast deze voorwaarden ook de voorwaarden van Stripe van toepassing, die de Organisator bij het koppelen accepteert. Zolang het Stripe-account geen betalingen kan ontvangen, is verkoop niet mogelijk.

Betalingen van Bezoekers komen rechtstreeks binnen op het Stripe-account van de Organisator. EventPilot ontvangt het ticketgeld niet en beheert het niet. Stripe maakt het saldo volgens het uitbetalingsschema van Stripe over naar de bankrekening van de Organisator. Het saldo en de uitbetalingen ziet de Organisator in zijn Stripe-dashboard.

De servicekosten van EventPilot worden bij elke betaling automatisch ingehouden en gaan rechtstreeks naar EventPilot.

De kosten die Stripe voor een betaling rekent, zijn inbegrepen in de servicekosten. Stripe brengt ze in rekening bij het Stripe-account van de Organisator; EventPilot vergoedt ze na de betaling door het deel van de servicekosten dat Stripe rekende terug te storten op dat account, tot ten hoogste de servicekosten van die bestelling. Bij een bestelling zonder servicekosten vergoedt EventPilot geen betaalkosten.

Voor elk betaald ticket dat via het Platform wordt verkocht, is de Organisator € 1,50 servicekosten verschuldigd, inclusief de kosten van de betaling. Over gratis tickets en over aanvullingen worden geen servicekosten gerekend.

De Organisator kiest per evenement of hij de servicekosten doorberekent aan de Bezoeker of zelf draagt. Doorberekenen is de standaard. Bij doorberekening toont het Platform de ticketprijs inclusief servicekosten, zodat de Bezoeker een totaalprijs ziet. Andere kosten, zoals kosten voor de betaalmethode, worden niet aan de Bezoeker doorberekend.

Per evenement zijn de eerste 10 gastenlijsttickets gratis. Voor elk gastenlijstticket daarboven is de Organisator € 0,50 exclusief btw verschuldigd. Geannuleerde uitnodigingen tellen niet mee.

Voor een Module is de Organisator eenmalig een starttarief van € 5 verschuldigd en daarna een dagtarief voor elke dag dat de Module aan staat, nu € 0,164 per dag (ongeveer € 5 per maand). Wordt een Module uit- en later weer aangezet, dan is geen nieuw starttarief verschuldigd. Het dagtarief dat gold op het moment van aanzetten, blijft gelden zolang de Module aan staat.

De servicekosten, het starttarief en het dagtarief zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld. De servicekosten zijn daarnaast inclusief de betaalkosten van Stripe, zoals beschreven in artikel 6.4. De actuele tarieven staan op eventpilot.nl/prijzen en in het dashboard.

EventPilot mag de tarieven wijzigen. Een wijziging wordt ten minste 30 dagen voordat hij ingaat aangekondigd per e-mail of in het dashboard, en geldt alleen voor bestellingen en gebruik vanaf de ingangsdatum.

De kosten voor Modules en gastenlijsttickets brengt EventPilot met een factuur in rekening. EventPilot mag deze kosten incasseren op grond van een SEPA-machtiging die de Organisator afgeeft. Zonder machtiging betaalt de Organisator de factuur binnen 14 dagen na de factuurdatum.

Bezwaren tegen een factuur meldt de Organisator binnen 14 dagen na de factuurdatum. Dat ontslaat hem niet van de plicht om het onbetwiste deel te betalen.

Betaalde starttarieven en dagtarieven worden niet terugbetaald.

Betaalt de Organisator niet tijdig, dan is hij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente en de redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. EventPilot mag het Platform voor de Organisator opschorten totdat is betaald, behalve voor het scannen van tickets die al zijn verkocht.

Of en wanneer een Bezoeker zijn geld terugkrijgt, bepaalt de Organisator, binnen de grenzen van de wet. De Organisator betaalt een bestelling terug vanuit het dashboard; Stripe boekt het bedrag dan terug vanaf het Stripe-account van de Organisator. De tickets van die bestelling worden daarbij ongeldig.

Terugbetalingen komen volledig ten laste van de Organisator. De servicekosten blijven verschuldigd, tenzij de terugbetaling het gevolg is van een fout van EventPilot.

Het bedrag van een Terugboeking en alle kosten die Stripe of een andere betaaldienst daarvoor in rekening brengt, zijn voor rekening van de Organisator. Dit geldt ook als de Terugboeking pas plaatsvindt na afloop van het evenement, na uitbetaling van de opbrengst of na beëindiging van de overeenkomst.

Heeft het Stripe-account van de Organisator onvoldoende saldo om een Terugboeking, een terugbetaling of de kosten daarvan te dekken, en brengt Stripe dit tekort bij EventPilot in rekening, dan vergoedt de Organisator dat bedrag volledig aan EventPilot. EventPilot mag het bedrag:

• laten verrekenen met toekomstige opbrengsten op het Stripe-account van de Organisator;
• verrekenen met andere bedragen die EventPilot aan de Organisator verschuldigd is;
• incasseren op grond van een door de Organisator afgegeven SEPA-machtiging; of
• bij de Organisator in rekening brengen, met een betaaltermijn van 14 dagen.

De Organisator reageert binnen de termijn die EventPilot of Stripe stelt op een Terugboeking en levert de gevraagde bewijsstukken aan, zoals bestelgegevens, scangegevens en communicatie met de Bezoeker. Doet hij dat niet, dan blijft de Terugboeking voor zijn rekening.

De servicekosten blijven verschuldigd bij een Terugboeking, tenzij EventPilot de Terugboeking zelf heeft veroorzaakt.

Bij een ongewoon hoog aantal Terugboekingen, een openstaand tekort of een gegronde vrees daarvoor mag EventPilot de ticketverkoop van de Organisator opschorten of een redelijke zekerheid verlangen, totdat het risico is weggenomen.

Dit artikel blijft gelden na beëindiging van de overeenkomst, zolang er nog Terugboekingen kunnen plaatsvinden op betalingen die via het Platform zijn verwerkt.

Voor de persoonsgegevens van Bezoekers, zoals namen, e-mailadressen en bestel- en scangegevens, is de Organisator verwerkingsverantwoordelijke en EventPilot verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. EventPilot verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de Organisator en om het Platform te leveren.

Op verzoek sluiten partijen een verwerkersovereenkomst. Tot die tijd verwerkt EventPilot de gegevens volgens de AVG, alleen op instructie van de Organisator, met passende beveiliging en op servers binnen de Europese Unie.

De Organisator zorgt voor een geldige grondslag voor de verwerking en informeert Bezoekers over wat hij met hun gegevens doet. Voor e-mailcampagnes via de Module Remarketing zorgt hij dat hij de ontvangers mag mailen. Elke campagnemail bevat een afmeldlink, en wie zich afmeldt, ontvangt geen campagnes meer.

Voor de gegevens van de Organisator zelf en zijn teamleden is EventPilot verwerkingsverantwoordelijke. EventPilot gebruikt die om het account te beheren, te factureren, support te geven en over het Platform te communiceren.

Om support te geven of een storing op te lossen, kunnen medewerkers van EventPilot met de rechten van het account van de Organisator meekijken in het dashboard. Zolang dat gebeurt, ziet de Organisator dat in een melding bovenin zijn dashboard. Elke keer dat er wordt meegekeken, wordt vastgelegd.

EventPilot kijkt alleen mee voor zover dat nodig is voor support, beheer of de veiligheid van het Platform, en behandelt wat het daarbij ziet als vertrouwelijk.

De Organisator gebruikt het Platform niet:

• voor evenementen, producten of verkoop die in strijd zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden;
• om Bezoekers te misleiden, bijvoorbeeld met onjuiste prijzen of een evenement dat niet plaatsvindt;
• om ongevraagde e-mail te versturen;
• op een manier die het Platform overbelast, de beveiliging omzeilt of de werking voor anderen verstoort, waaronder het misbruiken van de API.

Handelt de Organisator in strijd met dit artikel of deze voorwaarden, dan mag EventPilot een evenement offline halen, de verkoop opschorten of het account blokkeren. EventPilot doet dat in verhouding tot de ernst en meldt het de Organisator zo snel mogelijk.

De Organisator kan ambassadeurs aanmaken die punten sparen of mijlpalen halen voor verkopen via hun eigen link, en kan kortingscodes uitgeven. De Organisator bepaalt zelf de beloningen en kortingen, verstrekt de beloningen zelf en is verantwoordelijk voor de afspraken met zijn ambassadeurs, inclusief eventuele fiscale gevolgen. EventPilot houdt alleen de tellingen bij.

EventPilot geeft de Organisator voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om het Platform, de API, de WordPress-plugin en de SDK’s te gebruiken voor zijn eigen ticketverkoop. Voor de werking van zijn eigen website en de manier waarop hij een koppeling inbouwt, is de Organisator zelf verantwoordelijk.

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform blijven bij EventPilot of haar licentiegevers.

De Organisator blijft eigenaar van de teksten, afbeeldingen en logo’s die hij op het Platform plaatst. Hij geeft EventPilot toestemming die te gebruiken voor zover dat nodig is om het Platform te leveren, zoals op verkooppagina’s, tickets en e-mails. Hij staat ervoor in dat hij die inhoud mag gebruiken.

EventPilot is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de Organisator in de twaalf maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis aan EventPilot heeft betaald, met een maximum van € 10.000.

EventPilot is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde omzet, gemiste verkoop, gevolgschade van een evenement dat niet of anders doorgaat, reputatieschade en verlies van gegevens die de Organisator zelf had kunnen bewaren.

EventPilot is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het handelen of de storing van Stripe of andere derden, of van onjuiste informatie die de Organisator heeft opgegeven.

De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van EventPilot.

Een vordering tot schadevergoeding vervalt als de Organisator de schade niet binnen twaalf maanden nadat hij ermee bekend werd schriftelijk bij EventPilot heeft gemeld.

EventPilot is niet gehouden tot nakoming als zij daarin wordt verhinderd door overmacht. Daaronder valt onder meer een storing bij Stripe, bij de hosting- of e-maildienst of in het internet, een stroomstoring, een cyberaanval en een maatregel van de overheid.

De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Er is geen abonnement en geen opzegtermijn.

De Organisator kan de overeenkomst op elk moment beëindigen door zijn Modules uit te zetten en EventPilot te vragen zijn account te sluiten. Tickets die al zijn verkocht, blijven geldig. Wat de Organisator vóór de beëindiging verschuldigd is geworden, blijft verschuldigd.

EventPilot kan de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen. Bij een ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden, bij fraude of bij faillissement van de Organisator mag EventPilot de overeenkomst direct beëindigen.

Na beëindiging verwijdert EventPilot de persoonsgegevens van Bezoekers binnen een redelijke termijn, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft of de gegevens nodig zijn voor de afhandeling van betalingen, terugbetalingen of Terugboekingen. Wil de Organisator vóór de sluiting een overzicht van zijn bestellingen, dan vraagt hij dat bij het verzoek tot sluiting aan.

EventPilot mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt ten minste 30 dagen voordat hij ingaat aangekondigd per e-mail of in het dashboard. Vanaf de ingangsdatum vraagt de app om akkoord met de nieuwe versie. Gaat de Organisator niet akkoord, dan kan hij de overeenkomst beëindigen; tot die tijd blijven tickets die al zijn verkocht geldig en blijft scannen werken.

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten tussen EventPilot en de Organisator is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen.

Vragen over deze voorwaarden kunnen naar hallo@eventpilot.nl of naar Mediaplatforms B.V., Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden.