Je crew scant tickets met hun eigen telefoon. Elk ticket is binnen een halve seconde geldig of geweigerd — ook als het netwerk op het terrein wegvalt.
Elke bezoeker krijgt na aankoop een e-ticket met een unieke QR-code. Aan de deur scant je crew die code met een telefoon; het systeem controleert of het ticket geldig is en of het niet al eerder is gescand, en toont binnen een halve seconde groen of rood. Bij EventPilot gebeurt dat met de gratis ScanPilot-app, die de gastenlijst vooraf downloadt en daardoor ook offline blijft werken.
De deur is het moment waarop je organisatie zichtbaar wordt. ScanPilot is ontworpen om daar nooit het probleem te zijn.
De gastenlijst staat op het toestel. Valt het netwerk weg, dan scan je door en synchroniseren de scanners zodra er verbinding is.
Een al gescand ticket geeft direct rood, met tijdstip en poort van de eerste scan erbij.
Wijs crewleden toe aan een ingang. Zo zie je per poort hoeveel bezoekers binnen zijn en waar het druk wordt.
Crew ziet alleen het event en de poort waar ze werken — geen omzet, geen persoonsgegevens die ze niet nodig hebben.
Telefoon leeg of QR onleesbaar? Zoek de bestelling op naam, e-mail of ordernummer en check handmatig in.
In het dashboard zie je realtime hoeveel bezoekers binnen zijn, per tickettype en per ingang.
Een soepele deur is vooral voorbereiding. Loop deze checklist door in de week voor je event — hij komt uit de draaiboeken van organisatoren die met EventPilot werken.
Ja. ScanPilot downloadt de complete gastenlijst voordat de deuren opengaan en werkt daarna offline verder. Zodra er weer verbinding is, synchroniseren alle toestellen onderling, zodat dubbele scans alsnog worden opgemerkt.
Nee. Elke iPhone of Android-telefoon met camera volstaat. Wil je sneller scannen bij zeer grote ingangen, dan kun je bluetooth-handscanners koppelen.
Nee. Crewleden zien uitsluitend of een ticket geldig is en welke naam erop staat. Omzet, klantgegevens en instellingen blijven afgeschermd voor het organisatieteam.
Je kunt een externe gastenlijst met QR-codes importeren via CSV, bijvoorbeeld voor genodigden of pers die via een ander kanaal zijn geregistreerd.
Een QR-code die niet in de lijst voorkomt geeft rood met de melding "onbekend ticket". Kopieën van een geldig ticket worden bij de tweede scan geweigerd, inclusief tijdstip van de eerste scan.